Asistente general
La búsqueda está orientada a seleccionar un/a Asistente general, para desarrollar tareas de asistencia personal a la Dirección y personal jerárquico de la Fundación Ceibal, así como también apoyo general, facilitando la realización de actividades y el seguimiento de proyectos.
Buscamos una persona proactiva y con iniciativa que se adapte al trabajo en una organización pequeña. Deberán tener experiencia en tareas de asistencia, preferentemente en organismos internacionales o instituciones relevantes en el área educativa. Reportará directamente a la Dirección de la Fundación Ceibal, o a quien ésta delegue.
Se requiere dedicación de 40 hrs. semanales.
Tareas
- Asistir a cargos superiores en requerimientos operativos, de seguimiento de tareas y procesos internos, de documentación y análisis de información:
- Coordinación de agenda y compromisos de la Dirección y otros cargos jerárquicos.
- Asistencia personal a funcionarios jerárquicos.
- Recepción de visitas.
- Organización y coordinación de reuniones.
- Revisión y respuesta de cuentas de correo institucionales.
- Archivo y registro de documentación.
- Coordinación de pedidos y provisión de materiales.
- Apoyo en la elaboración de presentaciones y materiales de difusión.
- Gestión de pedidos, órdenes de compra y pagos.
- Coordinación con proveedores y terceros.
- Actualización de bases de datos y sistemas de información
- Realizar búsqueda de información, elaboración de informes, presentaciones institucionales.
- Confección y redacción de minutas de reuniones relevantes dentro de la Fundación.
- Sistematización de la información a través de distintos medios (calendar, Whatsapp, entre otros) para la Dirección y otros cargos jerárquicos de la Fundación.
- Gestión de viajes (preparación de agenda, reserva de pasajes, reserva de alojamiento,reserva de transporte, asistencia para liquidación de viáticos).
- Administración de recursos y orden general de las oficinas en la Fundación Ceibal.
- Apoyo logístico y asistencia para la organización de actividades y eventos.
- Asistencia para la gestión y manejo del inventario.
- Provisión de recursos y artículos de oficina.
- Gestión de correspondencia (recepción y coordinación de envíos por parte de la Fundación Ceibal).
- Otras actividades afines al rol.
Requisitos de postulación
- Contar con experiencia previa en cargos similares (mínimo 1 año)
- Excelente presencia y habilidades de comunicación, con actores internos y externos.
- Dominio de paquete MS Office
- Excelentes habilidades organizativas.
- Excelente redacción y habilidades de comunicación escrita, en diversos formatos (presentaciones, procesador de texto, planillas de cálculo, calendario, recursos compartidos, etc).
- Habilidades de organización, planificación y gestión de múltiples tareas.
- Orientación a resultados, proactividad e iniciativa.
- Capacidad de trabajar de manera autónoma y metódica.
- Dominio de herramientas informáticas (Office, gestión de correo y agenda).
Se valorará:
- Conocimientos de inglés.
- Experiencia de trabajo en organismos internacionales/regionales o instituciones convinculación internacional.
- Estudiante avanzado de carreras de Secretariado, Administración, comunicación, o carreras en áreas sociales.
Las postulaciones deberán enviarse a: postulaciones@fundacionceibal.edu.uy indicando en el asunto: “Postulación Asistente General”.
Los interesados/as deberán presentar los siguientes documentos:
- Enviar CV que acredite perfil y experiencia relacionados con el objeto de la consultoría.
- Carta de motivación.
- Expectativas salariales.
